Bejelentkezés
 Fórum
 
 
Útmutató DI adminisztrátorok számára a doktori adatbázishoz

 

 

doktori adatbázis

útmutató doktori iskola adminisztrátoroknak

Köszöntjük a doktori adatbázisban!

 

Az útmutató szerkezete:

0.1.       azonosítás

0.2.                  első belépés

0.3.                   segítség a képernyőkön

0.3.1.                            tipográfia

0.3.2.                            oldal leírás

0.3.3.                            hintek

0.3.4.                            művelet-visszajelzések

0.4.                   böngésző

0.4.1.                böngésző beállításai

0.5.                   forma és karakterszám

0.6.                   betűtípus

0.7.                   inaktivitás

0.8.                   adatmódosítás

0.9.                   listák szolgáltatásai

0.9.1.                            rendezés

0.9.2.                            felosztás

0.9.3.                            exportálás

0.9.4.                            nyomtatás

0.10.                 adminisztrátorok a doktori adatbázisban

0.11.                 az adminisztrátori felületek térképe

1.          szerepkör választása

2.          üzenetek

3.         saját adatok

3.1.                   elérhetőségek

3.2.                   felhasználónév

3.3.                   jelszó

3.4.                   technikai adatok

4.          védések hirdetése

4.1.                   védések közzététele

4.2.                   védések módosítása

5.          témakiírás

5.1.                   témakiírás

5.2.                   témakiírás módosítása

6.          szervezeti adatok

6.1.                   iskola adatok

6.2.                   vezető adatok

6.3.                   törzstagok

6.4.                   eredmények

6.5.                   mesterszak

6.6.                   fogadott mesterszakok

6.7.                   dokumentumok

6.8.                   megállapodások

6.9.                   ellenőrzés

6.10.                 összegzés (DI)

7.          jogosultságok kezelése

7.1.                   személy létrehozása

7.2.                   személy módosítása

8.          munkaanyagok

9.         kilépés

10.        az akkreditáció folyamata

11.        vonatkozó dokumentumok

 

0.          általános információk

 

0.1.        azonosítás

A doktori iskolák adminisztrátorait az egyetemi adminisztrátorok regisztrálják a doktori adatbázisba nevük és drótpostacímük megadásával. Az azonosításnak fontos eleme a személyre szóló drótpostacím. A regisztráláskor a megadott címre automatikus elektronikus levelet kap az adminisztrátor a belépési hely és a belépési jogosultság (felhasználónév és jelszó) megjelölésével.

 

0.2.      első belépés

Az első belépésnél az azonosítót és a jelszót pontosan kell beírni, ügyelve a kis és nagy betűkre, és az esetleges tévesztés lehetőségére (például az o betű és a nulla számjegy, valamint a kis l betű és az 1-es számjegy könnyen eltéveszthető). Ezeket célszerű átmásolni a levélből.

Az első belépéskor a jelszó azonnali megváltoztatását kéri a rendszer, hogy a levélben kiküldött generált jelszó érvényét veszítse. Ajánljuk, hogy ne csak jelszavát, hanem a felhasználónevét (3.2.) is változtassa meg első belépésekor - egy könnyebben megjegyezhető karaktersorra.

Amennyiben jelszavát a későbbiekben elfelejti, új jelszót az egyetemi adminisztrátor tud Önnek generálni. Ezt a rendszer a megadott drótpostacímére küldi ki a felhasználónevével együtt.

Hibás jelszó többszöri (5) beírását követően biztonsági okból zárolja a felhasználónevet a program. Ilyenkor kérjen új jelszót az egyetemi adminisztrátorától. Ezzel tiszta lappal kezdhet.

 

0.3.       segítség a képernyőkön

A   munka megkönnyítéséhez az alábbi négy vizuális információtípust használjuk az adatbázisban.

 

0.3.1.     tipográfia

Adatbeviteli űrlapokon az egyes adatok megnevezései eltérő betűvastagságúak lehetnek. Azon adatok, melyek megadása elengedhetetlen egy felületen, azt félkövér betűtípus jelöli.

Másik tipográfiai jelzés a szöveg színe. Amennyiben valamely (többnyire adat) bordó színnel olvasható, úgy azon keresztül (linkelve) további információk érhetőek el. Ez a továbblépési lehetőség adatlapokon épp úgy használható, mint listákon.  

 

0.3.2.    oldal leírás

Minden oldal felső részén igyekeztünk megadni az oda tartozó információkat, hogy a kért adatok értelmezése lehetőleg egyértelmű legyen, illetve a tennivalókról pontos tájékoztatást adjunk.

 

0.3.3.    hintek

Az egyes adatokra vonatkozóan lehetnek további magyarázatok, illetve formai (szintaktikai) megkötések. Ezt az adatbeviteli mező előtti kis kérdőjel alakzat (ikon) jelöli. Amennyiben az egér mutatóját az ikon föléje visszük, megjelenik egy segítő szöveg, amely mindaddig ott marad, amíg az egér mutatója a kérdőjel fölött van.

Ugyancsak hintek jelennek meg a képernyőn grafikus jelölésű információk, illetve parancsgombok fölött (pl.: törlés, nyomtatás, exportálás, oktatói- illetve témavezetői felvétel stb.).

 

0.3.4.    művelet-visszajelzések

Az adatbeviteli műveletek (amelyek következetesen minden űrlap legalján található gombbal történnek) után az oldal felső harmadában, egy szalagüzenetben minden esetben kap visszajelzést annak eredményéről. Ezen visszajelzések az adatrögzítés sikerességének megnyugtató visszajelzésén túl (citromsárga sáv) segítségére lehetnek abban, hogy eligazodjon az eseteleges hibák (piros sáv) megtalálásában. Ez utóbbi esetben a rögzítést meghiúsító adatok beviteli mezői alatt piros hibaüzenetek is olvashatóak, amelyek a konkrét problémát vagy tennivalót írják le.

 

0.4.       böngésző

Az interneten több tucat böngészővel lehet weblapokat megjeleníteni. A doktori adatbázis oldalait a

Firefox 1.5,

Netscape 7.2 és az

Internet Explorer 6.0

szoftverekkel teszteltük, ezekkel jól működnek. Ennél korábbi verziójú, vagy ezektől eltérő típusú böngésző használatánál nem garantált a rendszer kifogástalan működése.

 

0.4.1.     böngésző beállításai

A használt böngészőre az alábbi (többnyire alapértelmezett) beállításokat kell alkalmaznunk a szükséges funkciók elérése érdekében:

  1. a biztonsági beállítás legyen közepes szintű,
  2. az előugró ablakok megjelenítését az oldalon engedélyezni kell,
  3. a javascript futtatását engedélyezni kell a doktori adatbázisban végzett zavartalan munkához,
  4. a böngészőn célszerű engedni, hogy a megjelenített weblap által magadott betűtípussal jelenjen meg a tartalom.

A fenti beállítások elérhetősége az egyes böngészőkben:

 

Firefox

Netscape

Internet Explorer

1. (biztonság)

eszközök/beállítások /adatvédelem/ sütik   

eszközök/beállítások /adatvédelem/ sütik

eszközök/internetbeállítások / adatvédelem

2. (előugró ablakok)

eszközök/beállítások/ tartalom / előugró ablakok tiltása/ kivételek

eszközök/beállítások/ tartalom /oldal vezérlő / oldal lista /

eszközök / előugró ablakok blokkolása / előugró ablakok blokkolási beállításai

3. (java futtatás)

eszközök/beállítások/ tartalom / javascript/java engedélyezése

eszközök/beállítások/ tartalom /oldal vezérlő / oldal lista /

eszközök / internetbeállítások /speciális/ Java(Sun) /use JRE

4. (betűtípus)

eszközök/beállítások/ tartalom / betűk és színek

eszközök/beállítások/ általános/ betűk és színek

eszközök/internetbeállítások /általános/betűkészlet

Ha nem biztos a beállításokban, kérje intézményében egy szakértő segítségét.

 

0.5.       forma és karakterszám

Az adatbevitelnél a rendszer meghatározott formában és korlátozott hosszban fogadja az adatokat. A korlátozások az adatbeviteli oldalon, vagy közvetlenül az adatbeviteli mező előtt, esetleg az ahhoz tartozó ’?’ alatt olvasható. Ettől eltérő adatok mentése esetében hibajelzést küld, ami két részből áll:

  • A képernyő felső harmadában egy citromsárga csíkban hibaüzenet jelenik meg.
  • A nem megfelelően kitöltött mező alatt piros betűkkel olvasható a hiba jellege.

 

0.6.       betűtípus

Az internetes ügyvitel esetében nagyon sokféle gyártmányú és felépítésű számítógéppel találkozik a rendszer. Az internetes lapok a standard magyar karakterkészlet használatára készültek. Ha a számítógép nem ilyeneket használ (például régebbi magyar karakteres H-Times, vagy H_Tiempo karakterek), akkor ezekkel a gépekkel írt szövegben az ékezetes karakterek egy részét kérdőjelek, vagy fekete rombuszok helyettesítik, ha a szöveget más számítógépen jelenítik meg.   Szimbólumok, görög betűk, képletek, ritkább idegen nyelveken írt szövegek hasonló problémákat okozhatnak. Ilyen kérdések megoldásához konzultáljon intézményük informatikusaival.  

 

0.7.       inaktivitás

Inaktivitás esetén, azaz ha huzamosabb ideig nem hajtunk végre olyan utasítást (oldal alján történő mentés, vagy lapváltás), ami az adatbázissal bonyolít le információcserét, akkor a kommunikációs kapcsolat biztonsági okokból megszakításra kerül. Ha tehát 30 percen keresztül nem végzünk műveletet, a kapcsolat megszakad - amit csak a következő adattovábbítási szándék meghiúsulásakor észlelhetünk - s újra be kell lépni a programba. Fontos tudni, hogy a szerver nem érzékeli a gépelési vagy böngészési aktivitásunkat, kizárólag a mentés és a rendszeren belül a menüpontok váltása jelent a szerver számára aktív műveletet.

 

0.8.       adatmódosítás

Az internetes felületeken található információk az alábbi forrásokból származhatnak:

  • Országos Doktori Tanács

·          a doktori képzés intézményi koordinátora

·          doktori iskola adminisztrátora

·          oktató

Minden adat annak jellemzettjétől származik, kivéve az őt azonosító adatokat, azaz DI adminisztrátorok esetén a név és a drótpostacím. Ezt egy szinttel feljebb, az intézményi adminisztrátorától lehet kérni javítani, vagy módosítani.

Az akkreditációra vonatkozó adatok közvetlenül a Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottságtól származnak.

 

0.9.       listák szolgáltatásai

A programban minden listának (táblázatnak) egységes keretszerkezete van, amely az alábbi szolgáltatásokat nyújtja.

 

0.9.1.     rendezés

A táblázat egyes oszlopai (mezői) fölött olvashat megnevezés alatt két kis háromszög látható, amelyek felfelé, illetve lefelé mutatnak. Bármely mező, mint szempont szerint rendezheti a táblázatot a megfelelő háromszögre kattintva.

 

0.9.2.    felosztás

A keresés, vagy lista néha több száz, vagy több ezer találatot is adhatna. Ilyenkor oldalanként legfeljebb 100 tétel (ennek beállítása: 3.4.B)) jeleníthető meg. A listák fej- és láblécei tartalmazzák azt, hogy hány találtatunk van, s az aktuális lapon éppen mely részét láthatjuk a listának. A lapok között ugyancsak a fejlécben látható navigáló (nyílhegy) jelölésekkel, vagy a szakasz számtartományát mutató linkekkel tudunk mozogni.  

A teljes lista kinyerésének lehetőségét a következő, 0.9.3. pont mutatja.

 

0.9.3.    exportálás

Gyakori, hogy az adatbázisban meglévő információkra más célokra, kimutatásokban, vagy dokumentumokban is szükségünk van, s azt más programban is fel akarjuk használni. Erre a célra szolgál a fej- és láblécben található export parancsgomb, ami CSV fájlba menti ki a listánk minden adatát. A kiírt fájl ilyenkor nem csak az aktuálisan látható tételeket, hanem a teljes listát tartalmazza. A CSV fájl Microsoft Excel programba is beolvasható. Amennyiben ebben nem megfelelően jelenne meg, úgy lásd: 3.4.A).

 

0.9.4.    nyomtatás

A listák közvetlenül nyomtathatóak annak fej- és láblécében látható nyomtatási ikonnal. Ilyenkor csak a lista tartalom jelenik meg a papíron.

 

0.10.      adminisztrátorok a doktori adatbázisban

A doktori iskolák adminisztrátorai

  • saját elérhetőségi adataikat,
  • a DI alapadatait,
  • a DI dokumentumait,
  • valamint a DI személyi összetételét

adják meg és tartják karban az adatbázisban. Ez utóbbi foglalja magában az oktatók jogosultságainak kezelését is.

Az adminisztrátor elérhetőségi adatai internetes felületen nem jelennek meg, ugyanakkor azok két helyen is felhasználásra kerülnek:

  • a DI adatlapján az adminisztrátor számára küldött üzenet drótpostacímére kerül kiküldésre, amennyiben ezt a beállítást (3.4.) választja,
  • oktatók létrehozásakor, vagy számukra küldendő új jelszó generálásakor az értesítő levelet úgy kapják meg, hogy abban az Ön elérhetőségei is szerepelnek a közvetlen kapcsolatfelvétel megkönnyítésére.

Kérjük, hogy a gondozására bízott adatokban bekövetkezett változásokat minden esetben egy hónapon belül frissítse az adatbázisban!

Előfordulhat, hogy mint adminisztrátort létrehozták az adatbázisban, így rendelkezik belépési jogosultsággal, de munkaszervezési okból egyeteme adminisztrátora nem rendelt Önhöz doktori iskolát. Ilyen esetben - lévén itt ilyenkor tennivalója nincs - csak az 1-3. menüpontok érhetőek el az Ön számára.    

 

0.11.                  az adminisztrátori felületek térképe

1.          szerepkör választása

2.          üzenetek

3.         saját adatok

3.1.                   elérhetőségek

3.2.                   felhasználónév

3.3.                   jelszó

3.4.                   technikai adatok

4.          védések hirdetése

4.1.                   védések közzététele

4.2.                   védések módosítása

5.          témakiírás

5.1.                   témakiírás

5.2.                   témakiírás módosítása

6.          szervezeti adatok

6.1.                   iskola adatok

6.2.                   vezető adatok

6.3.                   törzstagok

6.4.                   eredmények

6.5.                   mesterszak

6.6                    fogadott mesterszakok

6.7.                   dokumentumok

6.8.                   megállapodások

6.9.                   ellenőrzés

6.10.                 összegzés (DI)

7.          jogosultságok kezelése

7.1.                   személy létrehozása

7.2.                   személy módosítása

8.          munkaanyagok

9.         kilépés

RÉSZLETES ÚTMUTATÁS

(A DI adminisztrátor felületeinek leírása)

 

1.           szerepkör választása

Azon adminisztrátorok számára, akik több jogosultsági körrel rendelkeznek, itt van lehetőség annak megválasztására. Több jogosultsággal rendelkezik, ha több doktori iskola ügyeit intézi, vagy intézményi és doktori iskolai jogosultsága is van. Ahhoz, hogy a program tudja, mely szervezeti egységre vonatkoznak az Ön által megadni kívánt adatok, a megfelelő szerepkört ki kell választani a munka megkezdése előtt. A kiválasztott szerepkört a bejelentkezés parancsgombbal kell érvényesíteni. Ha munka közben bármikor kételye merülne fel, hogy éppen mely szerepkörben van, a képernyő felső részén bejelentkezés után mindig látható mályvaszínű sávban láthatja azt.

Amennyiben egy jogosultsággal rendelkezik csak, úgy az alapértelmezetten beállítódik.  

 

2.          üzenetek

A rendszerben két módon képződhetnek Ön számára üzenetek. A DI adatlapján (6.) van lehetősége bárkinek a nyilvános felületen keresztül üzenetet küldeni, kérdést feltenni a doktori iskolával kapcsolatban, illetve technikai üzenetek is keletkezhetnek a rendszer által. Minden üzenet ebben a menüpontban jelenik meg, amely belépés után rögtön az első felület, amennyiben olvasatlan üzenete van.

Az üzenetek a következő sorrendben jelennek meg a táblázatban: fentebb a még olvasatlanok, alább az olvasottak. Mindkét csoportban időrendben a frissebbek feljebb.

Az üzenetek főbb adatait megjelenítő sorok legelején látható nagyító ikonra kattintva tekintheti meg a teljes üzenetet, amely a küldővel történő kapcsolatfelvételhez is legalább egy (telefon, vagy drótposta) elérhetőséget tartalmaz. Az üzenet megtekintése után akár annak nézeti képén (üzenet törlése), akár visszatérve a listára (ott a már olvasott üzenet esetén megjelenik egy törlést jelentő piros x jel a sor végén) törölheti üzeneteit, ha akarja. A leírtakból adódóan olyan üzenetet, amelyet el sem olvasott, véletlenül sem tud kitörölni.

 

3.         saját adatok

A saját adatokon az Önre személyesen vonatkozó adatokat tudja megadni, illetve megváltoztatni, úgyis, mint elérhetőségeit (3.1.), felhasználónevét (3.2.) jelszavát (3.3.), illetve egyéni technikai beállításait (3.4.).

 

3.1.        elérhetőségek

Egy telefonszám megadása elengedhetetlen. A mobil elérhetőség megadása opcionális.

A telefonszámok megadására mindenütt az alábbi szintaktika érvényes:

  • +36   előhívószám megadása is szükséges,
  • segédkarakterek nem használhatók,
  • a melléket / (per) jellel kell elválasztani (pl: +36702423243, illetve +3614356435/221).

A drótpostacímben bekövetkező változást az egyetemi adminisztrátor tudja rögzíteni (lásd: 0.8.).

Ugyancsak ezen oldalon van lehetőség a beosztásának megadására. Amennyiben ezt megadja, úgy neve után az megjelenik a doktori iskola adatlapján (6.).

 

3.2.       felhasználónév

A belépéshez szükséges azonosító itt megváltoztatható. Az azonosítót érdemes olyanra cserélni, ami viszonylag könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi. Az azonosítóval szembeni megkötés az, hogy a hossza legalább öt karakter legyen, továbbá feltétel az is, hogy a választott azonosító még szabad legyen. Ha a megadott azonosító már foglalt, a program ezt jelzi, s más ötletet kér.

Amennyiben azonosítóját elfelejtené, úgy az egyetemi adminisztrátortól kérhet új jelszót, amivel a meglévő azonosítónkat is újra megküldi a rendszer.

 

3.3.       jelszó

A belépéshez szükséges jelszó itt változtatható meg. A jelszót érdemes olyanra cserélni, amit viszonylag könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi. A jelszóval szembeni egyetlen megkötés az, hogy a hossza legalább öt karakter legyen.

Amennyiben jelszavát elfelejtené, úgy az egyetemi adminisztrátortól kérhet új, véletlengenerált jelszót, amit drótpostacímére megküld a rendszer.

 

3.4.       technikai adatok

Ezen az oldalon 3 praktikus paramétert lehet beállítani.

A) CSV szeparátor

A CSV export elválasztó karaktere az európai szabvány szerint pontosvessző. Ez ennek a paraméter alapértelmezett beállítása. Amennyiben a 0.9.3. pontban leírt exportálási funkció használata után, a kiírt fájl Excel-benn történő beolvasása után azt tapasztalja, hogy az adatok nem megfelelően tagolva jelennek meg, úgy annak oka abban rejlik, hogy számítógépének operációs rendszere nem az európai szabványnak megfelelően lett konfigurálva. Ilyenkor a legegyszerűbb eljárás az, hogy ezt a paramétert állítja át - többnyire vesszőre. Ehhez kérje informatikusuk segítségét.

B) tagolási szám

Itt állíthatja át igénye szerint, hogy az oldalankénti listázás során (0.9.2.) oldalanként hány tétel jelenjen meg.

C) levélküldés

Amennyiben ezt a változót igenre állítja, úgy az Önnek érkező üzenetekről az adatbázis elektronikus levélben értesítést is küld saját drótpostacímére. Ez igencsak praktikus, hiszen azon időszakokban, amikor tennivalója nem lesz majd az adatbázisban, előfordulhatna, hogy egy érdeklődő üzenet akár hónapokig nem kapna választ. Az ilyen kellemetlenségek elkerülése érdekében javasoljuk ezt igenre állítani!

 

4.          védések hirdetése

E menüpontban teheti közzé, illetve javíthatja a már közzétett védések adatait. Kérjük, hogy az aktuális védési hirdetményeiket itt tegyék közzé, hogy

  • azok teljes nyilvánosságot kapjanak,
  • hosszabb távon ellenőrizhető legyen akkreditációs szempontból, hogy az egyes témavezetők valóban végeztek-e témavezetést,
  • az államilag támogatott ösztöndíjas helyek elosztásához hiteles statisztikai adatot kapjon az ODT.

 

4.1.        védések közzététele

Leendő védések adatait itt adhatja meg, hogy az az egységes országos adatbázisban a megfelelő formában jelenjen meg. A leendő azt jelenti, hogy a védés napján már nincs lehetőség azt rögzíteni - mivel akkor nem teljesülne a nyilvános meghirdetés kritériuma.

A kért adatok értelemszerűek. A témavezetőt a DI témavezetőinek listájából választhatja ki, s a azon tudományágak közül jelölheti meg az esetleges sikeres védés nyomán kiadható fokozat tudományágát, amelyekre a DI-t akkreditálták.

A védés időpontja perc pontossággal adandó meg a formátumot mutató ikon értelmezése szerint. A védés helyét úgy adja meg, hogy az alapján az intézményében idegen, a védés iránt érdeklődők számára is megtalálható legyen a helyszín (pl.: BME E épület III. emelet 21., vagy Budapest, Egri József u. 3. III. em. 21.)

Amennyiben a DI saját honlapján tézisfüzetet, illetve értekezést közzétettek, annak címe megadható, hogy az a hirdetményen is megjelenjen.

A legelső védés közzétételét követően javasoljuk annak hirdetményét (nyilvános oldalak doktori védések pontján keresztül) történő megtekintését.

 

4.2.       védések módosítása

Természetes, hogy védések adatai (akárcsak egy terem) változik, vagy hibásan kerül rögzítésre valamely adat. Ezért a hirdetmények javítási lehetőségét biztosítja ez a lap. A listában értelemszerűen csak a még meg nem történt, Ön által meghirdetett védésekhez fér hozzá. A védés napjáig bármely adat korrigálható a megfelelő sor elején található szerkesztő ikon kiválasztásával. Az egyes sorok végén törlő ikonok vannak - téves közzététel eltávolítására.  

A védést követő naptól módosításra nincs lehetőség, s az hirdetmény is automatikusan lekerül a jövőbeni védések keresési listájáról, így azzal önnek tennivalója már nincs.

 

5.          témakiírás

A témavezetők témakiírásait a korábbiakban a képzési tervek tartalmazták. Mostantól az adatbázisban tehetik ezt meg, bármikor frissítve, aktualizálva azokat, hogy leendő doktoranduszaik számára megfelelően informatív felvételi tájékoztatót képezzenek ezek. A témakiírásokat a doktori iskola tanácsa hagyja jóvá. A jóváhagyott témakiírásokat a DI adminisztrátora teheti közzé.

A témakiírások nem csak mint felvételi tájékoztató funkcionálnak, hanem szintén akkreditációs ellenőrzési alap lehet hosszabb távon annak vizsgálatára, hogy a témavezetők hirdettek-e meg kutatási témákat.

 

5.1.        témakiírás

Az űrlap magáért beszél, adatai egyértelműek. Ha nem találja a témavezetők listájában a keresett személyt, akkor őt még nem fogadta be (/hozta létre) doktori iskolájához, vagy nem témavezető, hanem oktató státuszú (ld.: 7.2.).  

 

5.2.       témakiírás módosítása

Témakiírásokat a védésekhez (4.2.) hasonló módon módosíthat, vagy törölhet azok jelentkezési határideéig.

 

6.          szervezeti adatok

A doktori iskolára vonatkozó legfontosabb adatok köre, amely az akkreditációs eljárás alapját képezi.

A szervezeti adatok menüpontot kiválasztva láthatja a nyilvánosan is megjelenő doktori iskolai adatlapot. Az ezen, vagy ezen keresztül elérhető információk változtatásának lehetősége a következő (6.1-6.7.) menükben, illetve lapokon található.

 

6.1.        iskola adatok

Alapadatok. Itt fontos felhívnom a figyelmet a 0.3.1. pontban már említett tipográfiai jelölés kapcsán arra, hogy a félkövér betűvel szedett adatok, mint kötelező adatok megadása az adott űrlapon történő mentés elengedhetetlen informatikai feltétele, s nem jelenti azt, hogy az adat nélkülözhető az akkreditációs eljáráshoz. Természetes, hogy egy űrlapon lévő minden adat nem áll egyszerre rendelkezésére, de hogy a már megszerzett információkat menteni tudja, ahhoz nem kötelező minden adat egyszerre történő bevitele. Bizonyos adatokkal ugyanakkor nem is kell feltétlenül rendelkeznie egy DI-nek (pl. szervezeti egység, név). Az akkreditációhoz szükséges adatok teljességének ellenőrzésére a 6.9 pont van segítségére. Lássuk az adatokat tételesen:

A) szervezeti egység

Megadandó, amennyiben ilyenhez (egyetem, kar, centrum, intézet) tagozódik a DI. Az egyetem nevét az Alapító Okirat szerint adja meg!

B) doktori iskola neve

Ha a DI alapszabályában névadót is megjelöltek, akkor az itt megadható.

C) DI honlapja

Ez csatolási lehetőséget fog adni a doktori portál és a DI saját honlapja között a további információk eléréséhez.

D) kutatási terület

Megadása akkor elengedhetetlen, ha a DI-nek több tudományága van, illetve ha ugyanazon intézményben azonos tudományági besorolással több DI is van. Ez utóbbi esetben egyértelműen ki kell tűnjön a kutatási terület leírásából, hogy az azonos tudományági DI-k kutatási területe miben különbözik, tehát mi indokolja a több DI-re történő felosztást.

E) a DI típusa

Itt választhatjuk ki, hogy a DI milyen tudományos fokozatot ad.

F) létesítés éve

A szenátusi döntés éve.

G) képzés kezdete

A DI a tényleges működés kezdetének (az első hallgató felvételének) éve. (Ez a doktori iskolai formában való működésre vonatkozik, tehát legkorábban 2000-ben lehetett.)

 

6.2.       vezető adatok

A helyütt a doktori iskola törzstagjai (6.3.) közül jelölheti meg azt a személyt, aki a DI vezetője.

 

6.3.       törzstagok

Mivel törzstag (egyéb kritériumok mellett) csak az lehet, aki témavezetést is vállal a DI-ben, ezen az oldalon a DI témavezetői közül jelölheti meg azokat, akik a DI törzstagi körét képezik. (A témavezetői státuszról lásd: 7.1. és 7.2. pontokat). A törzstagokra vonatkozó követelményeket lásd a 11. pontban.

Azonban mielőtt bárkit törzstagnak jelölnének meg, a DI vezetője feltétlenül egyeztessen vele szándékáról, hiszen mindenki csak egy doktori iskolában lehet törzstag. Ezt a kritériumot a program úgy is teljesíti, hogy a témavezetői közül még törzstagnak jelölhetők listájában az meg sem jelenik, akit más DI már annak jelölt. (Előfordulhat, hogy tévedés okozza, hogy Önök nem tudják törzstagnak jelölni témavezetőjüket, ekkor az érintett oktatóval egyeztessenek ennek okáról. Az oktató személyi adatlapján láthatják, hogy mely intézmény jelölte már őt annak.)

Ha valakit tévedésből kijelöltek meg törzstagnak, vagy az illető elhalálozik, vagy más okból nem tud a továbbiakban részt venni a DI munkájába, akkor ugyanitt lehet az ő törzstagi kijelölését megszüntetni.

 

6.4.       eredmények

Az adatbeviteli űrlapon részletes leírás olvasható az egységes értelmezés érdekében. A számhármas elsősorban nem akkreditációs célokat szolgál, hanem a leendő doktoranduszoknak jelent támpontot, hogy mire számíthatnak, ha ezt a DI-t választják.

 

6.5.       mesterszak

Itt kell megadni tudományáganként legalább egy akkreditált mesterszakot a törvényi megfelelés biztosítása céljából. A határozatszám nélkül megadott mesterszakot a MAB csak akkor tudja elfogadni, ha az 2009. szeptember 1-ig akkreditálásra kerül.

 

6.6.       fogadott mesterszakok

Itt lehet megadni, hogy a DI milyen mesterszakokon végzett hallgatókat fogad.

 

6.7.       dokumentumok

A doktori iskola létesítéséhez (és felülvizsgálatához) szükséges dokumentumok:

  • Működési Szabályzat
  • Képzési terv
  • Minőségbiztosítási terv
  • Önértékelés

Ezek tartalmát illetően ugyancsak a 11. pontban megjelölt dokumentumok a mérvadóak. A feltölthető fájlok mérete 3MB-ban korlátozott. Kiterjesztésük doc, rtf, illetve pdf lehet. Miután bejelölte tallózással egy-egy feltöltendő fájl helyét, az oldal alján lévő parancsgombbal tudja azt feltölteni az adatbázisba.

Az Önértékelés nem jelenik meg a nyilvános felületen. A feltöltések határideje 2009. március 31. Újonnan létesítendő doktori iskolának nem kell Önértékelést készíteni.

 

6.8.       megállapodások

A doktori iskola munkájában részt vehetnek olyan oktatók is, akik nem a DI egyetemével vannak jogviszonyban, hanem más kutatóhellyel. Ennek tényét az oktatók maguk adják meg saját felületükön a ”jelenlegi munkahelyek” lapon. Ilyen esetben megállapodásban kell szabályozni számos kérdést, amely az együttműködés feltételeit rögzíti. Minden olyan intézménnyel kapcsolatban kell csatolni megállapodást, amely részéről személyek vesznek részt a DI munkájában. Csatolandóak továbbá olyan jelentősebb együttműködések is, amelyek a DI munkájához kutatóeszköz, gyakorlati hely stb. hozzáférés biztosítását teszi lehetővé, tehát nem csak a humán, hanem eszköz erőforrások bevonását jelenítik meg. A megállapodásba bele kell foglalni az együttműködő törzstagok nevét is.

 

6.9.       ellenőrzés

Ez a funkció megkönnyíti adminisztrátori munkáját, hiszen egy gombnyomással megtudhatja, hogy mely információk megadása, vagy dokumentumok feltöltése hiányzik még, illetve azt, hogy a törzstagoknak megjelölt személyek közül kik azok, akik még nem tették teljessé az akkreditációhoz szükséges adataik körét. Ha ez az ellenőrzés pozitív eredményt ad, akkor indíthatja meg a DI vezetője az akkreditációs eljárást (lásd az oktatói útmutatót ).

Hogy milyen állapotban van a hiányos törzstagi adatlap, azt a névre kattintva láthatja is. Az oktatóknak adataik teljes megadásához legfeljebb egy órát kell szánjanak. Ha az adatközlésben nehézsége van az érintett személynek, s segítséget kér Öntől, akkor Ön is beléphet az adatbázisba az alábbi adatokkal egy Minta Oktató felületére, hogy akár telefonon keresztül könnyedén navigálhassa őt. Felhasználónév: bemutato jelszó: felulet

 

6.10.          összegzés (DI)

Itt tekintheti meg a DI utolsó törzstagi minősítési eljárásának összegzését.

 

7.          jogosultságok kezelése

A doktori iskola személyi összetételét kezelheti e menüpontban. A DI nem csak törzstagokból áll, hanem témavezetőkből és oktatókból. Ezek egymás részhalmazai a jogi szabályozás következtében, tehát minden törzstag témavezetői is egyúttal, s minden témavezető oktatónak számít. Az oktatót legmagasabb doktori iskolai jogosítványával jellemezzük, azaz lehet témavezető, vagy akár törzstag is. Ez az oktatók „előléptetési ” sorrendje. Ugyanezt kell szem előtt tartani akkor, ha - a legszélsőségesebb esetet nézve - pl. a DI vezetője elhuny: előbb más vezetőt kell helyette kiválasztani a törzstagok közül (6.2.), majd a törzstagok listájából is törölni kell a jelölését (6.3.), s csak ez után törölhető a doktori iskola oktatói közül (7.2.).

Azt, hogy ki milyen „tisztségben ” van a doktori iskolában, a doktori tanács döntése határozza meg.

 

7.1.        személy létrehozása

Ahhoz, hogy valaki oktatója (azaz akár témavezetője, vagy törzstagja) lehessen a doktori iskolának, őt (ha már létezik az adatbázisban) be kell fogadni a doktori iskolához, vagy létre kell hozni új személyként. A duplikációkból adódó bonyodalmak (akár kizárást is eredményezhet az érintett oktató számára a kettős megjelenés) elkerülése végett előbb keresni kell, hogy az érintett személy már létezik-e az adatbázisba. Ezt mindig névtöredék alapján kell tenni! A névtöredékre történő keresés nyomán a hasonló, vagy azonos nevűek közül a listában látható adatok (pl. a doktori iskola adatból látható a kutatási terület) segítik a beazonosítást, illetőleg az egyezőség felismerését. A találati listában szereplők nevére kattintva itt is megtekinthető az egyes személyek teljes adatlapja.   Ha kételyei vannak egy nagyon hasonló személy láttán, nyugodtan hívja fel oktatóját, hogy meggyőződjön annak egyezőségéről. A keresés nyomán két eset lehetséges:

A) a keresett személy már létezik az adatbázisban

Ilyenkor a sor elején látható O és T jelzések valamelyikének kiválasztásával fogadhatjuk be doktori iskolánk oktatói közé. Az O oktatói státuszba vesz fel valakit, míg a T rögtön témavezetői megjelölésűvé. Ez a státusz a későbbiekben még bármikor változtatható (7.2.).

B) ha nincs az adatbázisban a keresett személy

Ez esetben új személyként létre kell hozzuk őt, amire a keresés találati listája alatti új személy létrehozása link ad lehetőséget. Személyt (a 0.8. pontnak megfelelően) nevének és drótpostacímének megadásával tudunk létrehozni. A név család- és keresztnévből áll. Ez egyike sem tartalmaz titulust. Azt sehol se adjanak meg! A doktori adatbázisban mindenki Dr., így az nem hordoz információt, csak az áttekinthetőséget nehezítené. Mivel az oktatók jelentősebb része egyben témavezető is, így itt rögtön kiválaszthatja, hogy mely státuszban szerepeljen az új személy a doktori iskolában.

Amint mentés gombot nyom ezen az oldalon, az új személy automatikusan megkap egy értesítő levelet a belépési adatokról és a tennivalóiról. Ettől kezdve minden további adatát ő maga adhatja meg a 6.8. pont végén megadott adatokkal Ön által is megtekinthető felületeken. Az oktatók munkáját ugyancsak útmutató segíti. A létrehozott személyt témavezetővé (7.2.), törzstaggá (6.3.) illetve DI-vezetővé (6.2.) is avanzsálhatjuk akár ebben a sorrendben.

 

7.2.       személy módosítása

Ezen a lapon tekinthetjük át doktori iskolánk személyi összetételét. Itt van továbbá lehetőség arra, hogy a már létrehozott, vagy a DI-hez befogadott személyek adatait módosítsuk. Értelemszerűen a módosítható adatok köre a csak általunk változtatható paraméterekre terjed ki: név, drótpostacím, és (oktató/témavezető) státusz. Ha valaki már nem tartozik a doktori iskolához, akkor (egyéb „tisztségeinek” levétele után (7.)) itt törölhetjük.

Adatmódosításhoz a megfelelő sor elején lévő ikont kell kiválasztani. Ekkor bármely adatot változtathatjuk, illetve lehetőségünk van arra is, hogy új jelszót küldjünk ki az oktatónak. Erre akkor lesz leginkább szükség, amikor egy év után frissíteni akarná az oktató a személyi adatait (lásd az oktatói útmutató t), de már nem emlékszik a belépési adataira. Ilyen esetben rögtön célszerű az oktatónak azt is jeleznünk, hogy melyik drótpostacímére várja az új jelszó kiküldése nyomán a rendszer által generált új jelszót.

 

8.          munkaanyagok

Vannak dokumentumok, amelyek nem a teljes nyilvánosságnak szán az ODT, hanem munkaanyagként a doktori iskolák vezetőinek, adminisztrátorainak. Ezek nem az adminisztrátori, hanem a dokumentumok menücsoportban (tehát a baloldali menüstruktúra alsó negyedében) jelennek meg a munkaanyagok menüpontban.   A menüpont (és abból hivatkozott dokumentumok) csak az arra jogosultak részére, belépést követően jelennek meg. (Tehát pl. a 7.1.B pontban hivatkozott mintalevelet sem érheti el valaki, ha nincs közben belépve az adatbázisba adminisztrátorként.)

 

9.         kilépés

Az adatbázis elhagyása.

 

10.         az adatfeltöltés folyamata DI létesítésekor (lásd a 11. pontot is!)

  1. Az intézményi adminisztrátor megadja az intézmény alapadatait és kijelöli a doktori iskola adminisztrátorát.
  2. A doktori iskola adminisztrátora megadja a doktori iskola alapadatait (6.1., 6.4., 6.5., 6.6.) és létrehozza az oktatókat (7.) illetve megjelöli azok státuszát (6.3., 6.2.), továbbá feltölti a szükséges dokumentumokat (6.7., 6.8.). (Ezek párhuzamosan is történnek, a jogosultságok létrehozása (7.1.) a legelőbbre való, hogy az oktatók is megkezdhessék adataik megadását.)
  3. Az oktatók megadják személyes és tudományos adataikat.
  4. A doktori iskola vezető kezdeményezi az akkreditációs eljárást.
  5. Az EDT elnöke és a rektor is egyetértését jelzi az adatbázisban.

A 4. és 5. pont sorrendisége mindegy, a rektor és EDT-elnök jóváhagyását előzetesen is meg lehet tenni az adatbázisban.

 

11.         vonatkozó dokumentumok

A doktori iskolák vezetőinek, illetve adminisztrátorainak szóló legfontosabb vonatkozó dokumentumok:

Ajánlott dokumentumok:

 

 

 

Budapest, 2009. február 17.

 

 

ODT - MAB

 

 



2014. I. 02.
Utóbbi öt év publikációi
Az évváltás miatt az utóbbi öt év publikációin a 2009-2013(2014) időszakban megjelent közleményeket értjük.

 
nyomtatás utolsó módosítás: 2007. X. 01. 23:17:08
Minden jog fenntartva © 2007, Országos Doktori Tanács - a doktori adatbázis nyilvántartási száma az adatvédelmi biztosnál: 02003/0001. Program verzió: 1.1333 ( 2014. VII. 17. )